(Conglydaiviet) - Chính phủ điện tử là hình mẫu của một chính quyền gần dân, thân dân và thật sự phục vụ nhân dân. Là giải pháp quản trị quốc gia nhanh nhất, tiết kiệm nhất chống lại một cách hay nhất, kịp thời nhất các căn bệnh cố hữu của công quyền: quan liêu, trì trệ, lãng phí, tham nhũng và thiếu trách nhiệm. Ngày nay rất nhiều quốc gia đang đi theo mô hình này trong tổ chức xây dựng chính quyền nhà nước ở tất cả các cấp. Australia, Canada và New Zealand là những quốc gia đã đạt được nhiều thành công trong triển khai vận hành mô hình 'Chính phủ điện tử'
Chính quyền điện tử cấp địa phương tại Australia (Úc)
Chính quyền địa phương ở Úc có ảnh hướng rất lớn đến cộng đồng và kinh tế của địa phương. Nó chịu trách nhiệm cho việc cung cấp các dịch vụ liên quan điến phát triển kinh tế và con người và các dịch vụ về hạ tầng. Vào tháng 12 năm 1997, Thủ tướng Úc, John Howard, đã phát biểu trong bài diễn văn “Đầu tư cho phát triển” (Investing for Growth) nói rõ cam kết của chính phủ khối thịnh vượng chung sẽ đưa tất cả các dịch vụ phù hợp của chính phủ lên mạng vào năm 2001. Chính phủ đã thực hiện cam kết đầu tư cho phát triển để thể hiện sự lãnh đạo trong nền kinh tế thông tin bằng việc sử dụng các công nghệ trực tuyến để cung cấp các dịch vụ tốt hơn và cải thiện hoạt động của chính quyền. Các cam kết cụ thể được thực hiện để:
- Cung cấp tất cả các dịch vụ phù hợp một cách điện tử trên Internet vào năm 2001 theo cách bổ sung chứ không thay thế các hình thức cung cấp dịch vụ hiện có (trực tiếp qua quầy phục vụ, qua điện thoại, …).
- Thiết lập một trung tâm thông tin chính phủ thông qua Văn phòng chính phủ trực tuyến như là một điểm truy cập chính vào thông tin và dịch vụ của chính phủ.
- Thiết lập phương thức thanh toán điện tử như một phương thức thanh toán thông thường vào năm 2000.
- Xây dựng một mạng Intranet kết nối toàn chính phủ để bảo đảm việc liên lạc trực tuyến an toàn.
Chính sách quốc gia về chính phủ trực tuyến chính là sáng kiến của chính phủ để triển khai chính phủ điện tử bao gồm việc triển khai ở tất cả các cấp chính quyền (địa phương, bang, liên bang). Tổ chức chịu trách nhiệm cho việc này là Văn phòng quốc gia cho nền kinh thế thông tin (National Office for the Information Economy – NOIE). Theo khảo sát của cơ quan này, 93% các cơ quan chính phủ báo cáo họ sẽ cung cấp tất cả các dịch vụ phù hợp trực tuyến vào cuối năm 2001, bảo đảm thực hiện cam kết của chính phủ. Các cơ quan còn lại cho biết họ sẽ đáp ứng cam kết của chính phủ trong năm 2002.
Thành phố Sydney:
Sydney là trung tâm thương mại, tài chính và văn hóa của Úc. Tận dụng cơ hội là nơi đăng cai tổ chức Thế vận hội Olympics trong năm 2000, thành phố đã tập trung vào việc triển khai thực hiện dự án xây dựng website của mình để tạo dựng sự hiện diện trực tuyến một cách ấn tượng của thành phố trên Internet. Kết quả đạt được là trong năm 2000, website của thành phố đã được giải thưởng website chính quyền tốt nhất. Cũng như nhiều dự án chính phủ điện tử khác ở Úc, các nhà lãnh đạo truyền thống không biết nhiều về công nghệ, các vấn đề tiềm ẩn cũng như các vấn đề kỹ thuật của dự án, họ có xu hướng giải quyết vấn đề khi phải đối mặt thay vì nắm vai trò lãnh đạo chủ động xử lý đối với các vấn đề. Tuy nhiên, họ cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết và tin tưởng vào nhân viên CNTT của họ.
Hệ thống chính thức được đưa vào hoạt động vào đầu năm 1999. Ban đầu, chính quyền thành phố ký hợp đồng để thuê công ty ngoài cập nhật những thay đổi cho website nhưng về sau việc này được thực hiện bởi chính nhân viên CNTT của chính quyền. Hệ thống này được kết nối với tất cả các cơ sở dữ liệu của ứng dụng nội bộ để thực thi một số các nhiệm vụ. Thông tin của website được cập nhật bởi các đơn vị khác nhau của chính quyền thành phố. Vấn đề an toàn, an ninh cho website cũng được bảo đảm, gần như không có bất kỳ vấn đề tấn công nào xảy ra. Một trong những điểm nổi bật của website này là mật độ thông tin và sự cập nhật thông tin kịp thời. Giao diện website được bố trí phù hợp, thuận tiện cho người sử dụng bên cạnh việc cung cấp đầy đủ các thông tin và dịch vụ cho cộng đồng.
Trong việc triển khai các dự án chính quyền điện tử, thành phố cũng xem xét đến vai trò và sự tham gia của chính quyền cấp cao hơn (bang, liên bang) để triển khai các dự án có quy mô lớn toàn quốc gia, ví dụ như dự án đấu thầu điện tử, thay vì triển khai rời rạc, không thống nhất và đồng bộ ở tất cả chính quyền địa phương của Úc. Ngoài ra, chính quyền thành phố cũng có một số lời khuyên cho đồng nghiệp ở các chính quyền địa phương khác khi triển khai dự án:
- Lập kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện dự án: kiến trúc thông tin của hệ thống cần phải rõ ràng trước khi thực hiện bất kỳ việc gì và điều này mất tương đối nhiều thời gian.
- Cho phép mở rộng: thông thường lượng thông tin sẽ nhiều hơn gấp ba lần so với những gì mà bạn đã phỏng đoán. Do vậy cần phải bảo đảm hệ thống website có khả năng mở rộng.
- Bảo đảm linh hoạt: công nghệ, nhu cầu người sử dụng và tất cả mọi thứ khác sẽ thay đổi rất nhanh. Do vậy hệ thống cần phải có sự linh hoạt, có các lựa chọn mở để đáp ứng được các yêu cầu thay đổi trong một thế giới điện tử.
2. Thị trấn Alice Springs thuộc Northern Territory:
Thị trấn Alice Springs là nơi nằm ở vùng miền trung của Úc, là một cộng đồng với đa dạng văn hóa, hàng năm đón khoảng nửa triệu du khách. Thị trấn đã phát triển website với mục đích ban đầu là để phục vụ các doanh nghiệp, dần dần website được hoàn thiện để phục vụ cho cả cộng đồng, cung cấp tất cả các thông tin và dịch vụ cho cộng đồng địa phương và cho cả du khách. Do đặc thù của thị trấn với khoảng 20% người thổ dân và là địa điểm du lịch nổi tiếng nên website của thị trấn hơi khác so với website của các vùng đô thị. Nội dung thông tin trên website bao gồm 05 mục thông tin chính: giới thiệu về Alice Springs, cộng đồng thị trấn, hội đồng thị trấn, doanh nghiệp, du khách và việc làm. Sự khác biệt cơ bản của website này đó là nó đáp ứng các yêu cầu và đòi hỏi của cộng đồng địa phương thể hiện qua việc cung cấp thông tin về các hoạt động văn hóa của các bộ tộc thổ dân, một số các hoạt động này được coi như những lễ hội nổi tiếng của địa phương. Website của thị trấn được xây dựng qua 02 giai đoạn:
- Xem xét, tìm hiểu kỹ các yêu cầu và mong muốn của cộng đồng.
- Phát triển website và đào tạo cán bộ của thị trấn để duy trì hoạt động cho website.
Giai đoạn đầu tiên là rất quan trọng vì đòi hỏi sự tham gia, tư vấn của cả cộng đồng để đưa ra một đặc tả cho một số các yếu tố mới của website, các tổ chức cộng đồng, thanh toán trực tuyến và diễn đàn thảo luận. Trong giai đoạn đầu, website được vận hành bởi một doanh nghiệp ở bên ngoài, sau này chính quyền thị trấn muốn nắm quyền kiểm soát website bởi chính nhân viên của mình nhưng gặp phải vấn đề trong việc thiếu hụt nhân lực công nghệ thông tin và đào tạo nhân lực để duy trì hệ thống. Mặc dù đến nay, hệ thống hoạt động tốt nhưng một vấn đề liên tục gặp phải đó là chính quyền liên tục phải đào tạo cán bộ bởi vì chính sách luân chuyển cán bộ của vùng miền trung Úc.
Có thể nói Alice Springs là một ví dụ tốt trong việc xây dựng website đáp ứng các yêu cầu của cộng đồng. Qua quá trình thử nghiệm và thất bại, hội đồng thành phố đã có được một website đầy đủ chức năng, hoạt động tốt và có khả năng mở rộng. Một vài lời khuyên cũng được đưa ra cho các địa phương khác khi triển khai dự án tương tự:
- Nắm quyền kiểm soát hệ thống và làm chủ công nghệ, chú trọng đến việc đào tạo cán bộ quản lý và quy trì hệ thống.
- Không đánh giá thấp các nguồn nhân lực bổ sung để xây dựng và duy trì sự hiện diện của website.
- Cho người dân quyền sở hữu một số trang web nhất định để họ tự thao tác với những sở thích cá nhân với điều kiện thỏa mãn 02 điều kiện ở trên.
Chính quyền điện tử cấp địa phương tại Canada
Bắt nguồn từ Kế hoạch chính phủ trực tuyến “Government On-Line” với mục đích để làm cho chính phủ Canada trở thành chính phủ được kết nối nhất trên thế giới với công dân vào năm 2004, công dân Canada có thể truy cập tới thông tin và dịch vụ trực tuyến ở bất cứ đâu vào bất kỳ thời điểm nào tùy vào lựa chọn của người dân. Sáng kiến này là một dự án nhiều năm sẽ cung cấp cho người dân khả năng tương tác với chính phủ, truy cập thông tin, dịch vụ và thực hiện các giao dịch khác một cách điện tử với chính phủ Canada. Kế hoạch chính phủ trực tuyến sẽ cung cấp bổ sung cách thức người dân giao dịch với chính phủ chứ không thay thế các cách thức hiện có. Các mục tiêu chính của kế hoạch bao gồm:
- Dễ dàng truy cập tới chính phủ hơn.
- Dịch vụ đáp ứng tốt và thuận tiện hơn.
- Bảo mật và an toàn đối với việc cung cấp dịch thông tin và dịch vụ trực tuyến.
- Cung cấp dịch vụ cho tất cả người dân Canada: người dân có quyền lựa chọn kênh giao dịch, ngôn ngữ và định dạng để tương tác với chính phủ.
Canada là một trong những quốc gia có tỉ lệ người dân truy cập Internet cao nhất trên thế giới và theo nghiên cứu mới nhất, mỗi người thường dùng 9 giờ trên mạng mỗi tuần. Ngoài ra, 81% người dân Canada có nhận xét rằng việc chính phủ sử dụng công nghệ thông tin là một bước đi đúng đắn.
Thành phố Cape Breton thuộc tỉnh Nova Scotia
Trước sức ép của cộng đồng cho một chính quyền hiệu quả, cung cấp dịch vụ tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của công dân, chính quyền thành phố đứng trước thách thức phải chuyển đổi (thay đổi) trong tổ chức và trong hoạt động với những nguồn lực hạn chế cả về nhân lực và ngân sách. Thành phố Cape Breton là một trong những thành phố đã rất thành công trong việc tạo nên sự thay đổi này bằng cách xây dưng một cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh để tạo ra một môi trường trong đó cả cộng đồng và chính quyền thành phố cùng xây dựng, phát triển chính phủ điện tử. Với nguồn lực hạn chế, giải pháp xây dựng chính quyền điện tử của thành phố được thực hiện theo phương thức hợp tác công-công (public-public partnership). Theo đó, tỉnh Nova Scotia chịu trách nhiệm phát triển mô hình hệ thống cho chính quyền thành phố bằng cách sử dụng giải pháp quản trị phần mềm SAP. Bộ các vấn đề về nhà đất và địa phương chịu trách nhiệm đóng góp tài chính cho việc triển khai sử dụng thí điểm tại địa phương và Bộ Tài chính chịu trách nhiệm cho việc triển khai mở rộng mô hình thí điểm và đào tạo.
Việc triển khai thành công giải pháp SAP tại chính quyền thành phố đã mang lại những lợi thế cho chính cán bộ của chính quyền, đồng thời cho phép so sánh hiệu quả chi phí giữa khối công và tư – một điều hết sức quan trọng trong thời đại kinh tế hiện nay. Mô hình này sau đó được nhân rộng cho chính quyền địa phương khác trên khắp tỉnh Nova Scotia do chính những cán bộ của Cape Breton và đã tiết kiệm được tương đối chi phí cho chính quyền tỉnh.
Tổ chức quốc tế SAP (cung cấp các giải pháp quản trị có uy tín trên quốc tế) đã thừa nhận mô hình triển khai điển hình của Cape Breton và mô hình này đã được giải thưởng xuất sắc về công nghệ thông tin trong chính phủ. Sau khi triển khai giải pháp quản trị mang tính ứng dụng trong nội bộ này, chính quyền thành phố bắt đầu tập trung nỗ lực vào việc cung cấp dịch vụ cho công dân bảo đảm đáp ứng các yêu cầu sau:
- Dễ dàng truy cập.
- Thông tin chính xác và nhất quán.
- Nhất quán trong mức độ dịch vụ cung cấp cho dù truy cập bằng hình thức nào.
Với những yêu cầu trên, các hoạt động đều hướng đến việc đưa cộng đồng sang môi trường chính quyền điện tử. Các dịch vụ được triển khai phải dựa trên nhu cầu và ưu tiên của cộng đồng. Tiếp tục hợp tác với chính quyền tỉnh Nova Scotia để bảo đảm sự tích hợp hoàn chỉnh trong khu vực công (các cơ quan công quyền) của tỉnh.
Khi triển khai chính quyền điện tử, nhà chức trách của thành phố cũng hiểu rằng để triển khai trên diện rộng cần phải có tầm nhìn và chiến lược rõ ràng. Để trở thành địa phương dẫn đầu về chính quyền điện tử của Nova Scotia, chính quyền Cape Breton đã tự đặt ra cho mình kế hoạch để tự chuyển đổi trong nội bộ. Việc tư vấn cả ở bên trong và bên ngoài được thực hiện một cách cẩn thận để xem xét những yêu cầu và ưu tiên của các bên liên quan trước khi thực hiện dự án. Trong vấn đề tổ chức và con người, khi kết thúc giai đoạn 1 của dự án (triển khai giải pháp quản trị SAP), nhân viên trong các phòng, ban cũng như cán bộ quản lý có đầy đủ thông tin một cách kịp thời để phục vụ công việc, hoạt động của chính quyền trở nên hiệu quả hơn. Chính quyền thành phố vẫn nỗ lực tiếp tục tối ưu hóa các hoạt động và sắp xếp lại cấu trúc tổ chức và quản lý để chuyển đổi sang môi trường chính quyền điện tử. Mức độ thành công của dự án này và những lợi ích mà nó mang lại nhờ có sự tập trung của chính quyền thành phố đến công dân. Với những công cụ hiện đại cùng với sự chủ động của cán bộ và nhân viên, thông tin được chia sẻ trong toàn cơ quan chính quyền. Cán bộ, nhân viên được quyền đưa ra những đề xuất, sáng kiến hoặc ý tưởng để cung cấp dịch vụ tốt hơn và việc quản lý hiệu quả hơn của chính quyền. Để hỗ trợ cho việc thực hiện những ý tưởng và sáng kiến đó, chính quyền cũng có kế hoạch cho việc phát triển chuyên môn nghiệp vụ, các kỹ năng và liên tục cải tiến công cụ hỗ trợ để cán bộ có cơ hội phát triển bản thân.
Có thể thấy được tầm nhìn của chính quyền thành phố trong việc triển khai chính quyền điện tử tiếp cận theo hướng từ trong ra ngoài (inside-out), đổi mới nội bộ cơ quan, cải tiến quy trình và ứng dụng trong nội bộ trước và sau đó tập trung vào việc cung cấp dịch vụ cho công dân.
Tỉnh New Brunswick
Có thể nói New Brunswick là tỉnh đầu tiên trên thế giới thành lập Ban thư ký về xa lộ thông tin với mục đích để định hướng và xác định rõ các chính sách chiến lược để phát triển chính phủ điện tử thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin để thay đổi quá trình tác nghiệp, triển khai các dịch vụ công. New Brunswick cũng đi đầu thế giới trong việc thành lập cơ quan Dịch vụ New Brunswick (Service New Brunswick – SBN) với trách nhiệm xây dựng cơ chế truy cập một cửa (single-window access) tới các dịch vụ của chính quyền. Cơ quan này có đại diện tại 35 chính quyền địa phương trên toàn tỉnh với 700 nhân lực, chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ của chính phủ cho công dân. Trước khi thành lập cơ quan này, đã có 1.782 điểm truy cập dịch vụ riêng rẽ phục vụ cho khoảng 785.000 người. Chi phí để duy trì các điểm truy cập này là tương đối lớn nên rất khó để địa phương tiếp tục duy trì.
SNB chịu trách nhiệm cho việc cung cấp các dịch vụ của chính phủ bao gồm thông tin, giao dịch, dữ liệu, v.v… với sự thống nhất và nhất quán trên toàn tỉnh. SNB được yêu cầu phải sử dụng các công nghệ phù hợp để hoạt động có hiệu lực và hiệu quả. SNB có ba chức năng chính:
- Đóng vai trò như giao diện giữa cộng đồng và chính quyền, cung cấp phương thức truy cập một cửa đến các dịch vụ của chính quyền tỉnh.
- Cung cấp dịch vụ thông tin về đăng ký đất đai, tài sản cá nhân.
- Phát triển chính sách liên quan đến các vấn đề về đất đai, vận hành hệ thống thuế và đánh giá tài sản của tỉnh và duy trì cơ sở hạ tầng thông tin đất.
Sự thuận tiện của khách hàng là yếu tố hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ. SNB cung cấp 03 kênh truy cập dịch vụ:
- Các trung tâm dịch vụ.
- Trung tâm dịch vụ qua phone (SNB TeleServices).
- Trực tuyến (SNB Online).
Để hỗ trợ triển khai các hình thức cung cấp dịch vụ này một cách thuận tiện, các quy trình nội bộ tích hợp được triển khai gắn với ứng dụng hoạch định nguồn nhân lực tổ chức (Enterprise Resource Planning – ERP). Ứng dụng này cung cấp các mô đun chức năng bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) cũng như kho dữ liệu (data warehouse). Việc triển khai ứng dụng này đã hỗ trợ rất nhiều cho việc kết xuất báo cáo, bảo đảm sự nhất quán trong các số liệu báo cáo.
Một tập đoàn khác cũng thuộc chính quyền địa phương là tập đoàn thông tin địa lý (New Brunswick government’s Geographic Information Corporation – NBGIC) đã phát triển hệ thống đăng ký đất và tài sản trực tuyến và bản đồ số để hỗ trợ cho việc đăng ký đất. New Brunswick là địa phương đầu tiên của Canada triển khai 100% trên toàn tỉnh hệ thống này. Sau này, SBN và NBGIC đã sáp nhập thành một tổ chức với tên gọi tập đoàn dịch vụ New Brunswick (Service New Brunswick Inc).
Chính quyền điện tử cấp địa phương tại New Zealand
Chính phủ New Zealand đã thành lập một đơn vị chính phủ điện tử với tầm nhìn để trở thành quốc gia dẫn đầu thế giới về chính phủ điện tử. Mục tiêu của đơn vị này là bảo đảm rằng “mạng Internet sẽ là phương tiện chiếm ưu thế trong việc cho phép truy cập vào thông tin, dịch vụ và các quy trình của chính phủ”. Tầm nhìn chính phủ điện tử của New Zealand là cung cấp tất cả các dịch vụ của chính phủ và chính quyền địa phương thông qua một cổng giao tiếp duy nhất. Các mục tiêu của chính phủ điện tử bao gồm:
- Dịch vụ tốt hơn: thuận tiện hơn, chi phí thấp hơn và tin cậy hơn.
- Tiết kiệm chi phí và hiệu quả: các giao dịch được cung cấp và thực hiện với chi phí thấp.
- Sự lãnh đạo: hỗ trợ xã hội tri thức thông qua việc cải tổ khu vực công.
- Cải thiện danh tiếng cho New Zealand như một xã hội trong thời đại thông tin.
- Tăng cường sự tham gia của người dân vào chính phủ.
Để đáp ứng các mục tiêu này, chính phủ đã đưa ra 21 sáng kiến dự án bao gồm phát triển cổng điện tử chính phủ, website, hỗ trợ tương hợp, xác thực, chuẩn dữ liệu đặc tả, triển khai hệ thống đấu thầu điện tử và nền tảng khóa công khai (PKI) trong môi trường điện tử an toàn.
Trong việc phát triển nhà nước điện tử, đơn vị chính phủ điện tử cũng đã chú trọng đến các vấn đề bao gồm thương mại điện tử, cải thiện băng thông tới các cộng đồng nông thôn, khoảng cách số và phát triển mối quan hệ thân thiết hơn với các tổ chức phi chính phủ và khu vực tự nguyện. Chính quyền địa phương làm việc chặt chẽ với chính quyền trung ương để bảo đảm thực hiện đồng bộ các sáng kiến này tận dụng tối đa các nguồn lực.
Thành phố Dunedin:
Bắt đầu từ năm 1998, người đứng đầu hội đồng thành phố đã tập hợp một nhóm các cá nhân gặp nhau mỗi tuần 8 tiếng trong suốt một khoảng thời gian 18 tháng để đưa ra các ý tưởng và phạm vi cho một dự án với tầm nhìn 10 năm cho tương lai bao gồm chiến lược, kế hoạch hành động, chi phí và ngân sách để trở thành hội đồng điện tử (e-council).
Dự án này được đặt tên là “Hướng công dân” (Citizen Direct), với triết lý lấy khách hàng làm trung tâm nhằm tạo ra một giải pháp để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Giải pháp này được thực hiện thông qua thay đổi văn hóa làm việc của hội đồng, xem xét lại các quy trình không hiệu quả và chấp nhận sử dụng các công nghệ. Tầm nhìn cho dự án được định nghĩa như sau:
“Hội đồng thành phố Dunedin làm tất cả để công dân có được thứ họ cần, khi họ cần nó và theo một cách thức phù hợp nhất với yêu cầu đó. Các rào cản về thời gian và địa điểm được loại bỏ để khách hàng tự quyết định cách thức họ thực hiện giao dịch với hội đồng để các yêu cầu của họ được đáp ứng. Việc thực hiện dự án là để tăng cường quyền lực cho khách hàng và công dân”.
Các yếu tố sau đây được coi như những định hướng cho dự án:
- Các nhu cầu và mong muốn của khách hàng đang ngày càng thay đổi.
- Hội đồng thành phố muốn được chủ động về vị trí tổ chức trong tương lai.
- Các thay đổi tới môi trường chính trị và xã hội cũng đang thách thức vai trò truyền thống của chính quyền địa phương.
- Các tổ chức đặt thành công của khách hàng lên hàng đầu, làm tất cả khả năng của mình cho mục đích đó thì sẽ thành công hơn.
- Các công nghệ mới mang lại nhiều tiềm năng cho con người trong việc tương tác và chia sẻ thông tin.
Nhóm dự án cũng đã xác định các dự án chiến lược phải được tích hợp vào trong một dự án tổng thể bao gồm hệ thống thông tin địa lý (GIS), mạng Internet/Intranet, quản lý tài liệu và văn bản, đánh gía chức năng hoạt động của tổ chức, phân tích quy trình tổ chức, chiến lược nguồn nhân lực, v.v… Các nhân viên cũng hoàn toàn tham gia vào dự án, được yêu cầu để đưa ra những sáng kiến nhỏ hơn với mục đích cải thiện dịch vụ cho khách hàng. Đã có rất nhiều những sáng kiến như vậy được thực hiện với sự tham gia của nhiều cán bộ, nhân viên chính quyền.
Về tổ chức, một đơn vị mới được thành lập với tên gọi Trung tâm Tri thức (Knowledge Center) bao gồm các phần khác nhau của tổ chức. Sáng kiến này nhằm thay đổi văn hóa hiện tại của hội đồng và để lợi dụng sự hợp lực tiềm tàng đang tồn tại trong tổ chức. Trung tâm Tri thức bao gồm các hoạt động như quản lý hồ sơ, GIS, quản lý thông tin đất đai, hệ thống liên lạc nội bộ, quản lý mạng nội bộ Intranet, telephone và bao gồm cả một trung tâm hỗ trợ (call center). Việc thành lập Trung tâm mới này đã tạo điều kiện cho việc đưa giải pháp quản lý hồ sơ và văn bản với tầm nhìn chuyển đổi sang môi trường không dùng giấy tiến lại một bước gần hơn.
Một số kết quả đạt được: Cổng thông tin của hội đồng thành phố được hoàn thiện cung cấp thông tin đầy đủ về hội đồng, về mọi hoạt động, sự kiện diễn ra ở thành phố. Dịch vụ trực tuyến từ A đến Z được phân loại theo từng đối tượng khách hàng (công dân, doanh nghiệp, khách du lịch). Cổng thông tin cũng được kết nối tới tất cả các địa điểm văn hóa, nghệ thuật của thành phố.
Vùng Auckland:
Vùng Auckland bao gồm bốn thành phố và ba quận. Bảy địa phương này cùng với hội đồng vùng đưa ra một chương trình hợp tác để có thể làm lợi cho tất cả mọi người. Chương trình này có tên gọi là “Dịch vụ chia sẻ - Các hội đồng của vùng Auckland” (Shared Services – Councils of the Auckland Region). Một số xu hướng được xác định để tạo ra một môi trường thuận lợi để các bên cùng làm việc bao gồm:
- Các hạn chế về tài chính: yêu cầu đưa ra là đạt được nhiều hơn với tài nguyên ít hơn.
- Nhu cầu của cộng đồng: cao hơn kỳ vọng của công dân và khách hàng.
- Tăng trưởng đô thị và sự chuyển đổi nhân khẩu vào vùng Auckland sẽ thúc đẩy tăng trưởng và tạo áp lực lên phát triển cơ sở hạ tầng.
- Giảm chi phí và đầu tư trùng lặp.
- Cơ hội để giảm chi phí: sự hợp tác có thể giúp tiết kiệm chi phí nhờ quy mô lớn và nâng cao năng lực.
- Tăng cường sự hợp tác giữa chính quyền địa phương và chính quyền vùng.
- Tăng cường hợp tác với chính quyền trung ương.
Với những xu hướng được xác định ở trên, chương trình dịch vụ chia sẻ đã được đưa ra như một phương pháp dựa vào việc tích hợp các chức năng nội bộ để:
- Tạo ra lợi ích tiết kiệm nhờ quy mô trong khi vẫn duy trì việc ra quyết định phân tán ở các địa phương.
- Đưa ra các quy trình chuẩn hóa, nhất quán và tích hợp để cải thiện dịch vụ cho khách hàng và công dân.
- Thúc đẩy sự phát triển một nền văn hóa dịch vụ (chính quyền phục vụ, cung cấp dịch vụ cho người dân).
- Khai thác công nghệ để nâng cao hiệu quả.
Trọng tâm chính trong tầm nhìn của chương trình là hướng đến các dịch vụ có thể được tích hợp thành dịch vụ chia sẻ. Một đánh giá toàn diện về các quy trình, công nghệ, cấu trúc và văn hóa hiện tại của các hội đồng trong vùng Auckland được thực hiện để hỗ trợ cho việc xác định sự phù hợp của các dịch vụ chia sẻ. Một số kết quả cho thấy:
- Chính quyền địa phương của vùng Auckland đã có một mức độ hợp tác nhất định trong vùng và tiểu vùng.
- Các quy trình công việc chính là tương đương nhau giữa các địa phương. Một số quy trình có mức độ khác nhau nhiều hơn.
- Có một sự ác cảm về rủi ro tồn tại trong các hội đồng.
- Cấu trúc về tổ chức giữa các hội đồng có khác nhau. Một số hội đồng sử dụng cấu trúc tổ chức theo chức năng, một số sử dụng cấu trúc tổ chức theo quy trình hoặc ma trận hoặc kết hợp cả hai. Tất cả các cấu trúc về tổ chức này đều phân chia riêng rẽ các chức năng chính sách với chức năng cung cấp dịch vụ.
- Các chính quyền địa phương là những tổ chức tự trị khác nhau về quy mô, độ phức tạp và cả trong khả năng tham gia vào các dự án của vùng.
- Tổn tại sự khác biệt trong các công nghệ được sử dụng bởi các hội đồng, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, khác nhau trong giai đoạn trưởng thành và mức độ tích hợp. Không có nền tảng chung nào tồn tại giữa các hội đồng ngoại trừ tin nhắn.
Với thực tế như vậy, hội đồng vùng đã đặt mục đích cơ bản cho chương trình dịch vụ chia sẻ là để góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của chính quyền địa phương của vùng thông qua:
- Tiết kiệm nhờ quy mô.
- Dịch vụ được cải thiện nhờ vào sự quản lý chất lương, chi phí và tiến độ.
- Thông tin đầu vào tốt hơn phục vụ cho việc ra quyết định.
- Chia sẻ lợi ích và các nguồn tài nguyên khan hiếm, quản lý các rủi ro tốt hơn cho công dân và khách hàng của cả vùng.
- Truy cập tới các công nghệ được chia sẻ với chi phí cũng được chia sẻ.
Với những kết quả đạt được của hội đồng vùng Auckland, có thể thấy việc triển khai chính quyền điện tử của vùng được thực hiện thông qua việc liên kết, tích hợp các hệ thống ứng dụng nội bộ của các hội đồng địa phương và quận thành một hệ thống tích hợp của vùng để cung cấp dịch vụ cho công dân trong vùng được tốt hơn, tiết kiệm chi phí trong hoạt động của các hội đồng chính quyền và tăng cường sự cộng tác của vùng với chính quyền trung ương. Để đạt được việc này, các quy trình nội bộ của chính quyền địa phương trong vùng đã được cải tiến để bảo đảm có thể được tích hợp vào hệ thống dịch vụ chia sẻ của cả vùng.
Thành phố Hutt:
Hội đồng thành phố đặt kế hoạch trở thành hội đồng điện tử (e-council) vào năm 2004. Một chiến lược chính quyền điện tử toàn diện được phát triển để hỗ trợ hội đồng đạt được kết quả mong muốn. Kế hoạch hội đồng điện tử này được tích hợp hoàn toàn với kế hoạch chiến lược dài hạn của hội đồng. Trong các sáng kiến về chính quyền điện tử, thành phố cũng đã đưa ra lộ trình xây dựng doanh nghiệp điện tử (e-business). Lộ trình này nằm trong chiến lược quản lý thông tin của thành phố. Chiến lược này được đồng bộ với chiến lược phát triển 10 năm của hội đồng. Hội đồng cũng đã phát triển bốn chiến lược cung cấp đa liên kết cho việc triển khai kế hoạch quản lý thông tin như sau:
- Chiến lược doanh nghiệp điện tử (e-business).
- Chiến lược ứng dụng (application strategy).
- Chiến lược văn bản và hồ sơ (documentation and record strategy).
- Chiến lược về cơ sở hạ tầng.
Bốn chiến lược này được đưa vào cả kế hoạch chung hàng năm của hội đồng và các kế hoạch hàng năm khác của doanh nghiệp. Chiến lược doanh nghiệp điện tử đã xác định các nguyên tắc cho việc cung cấp dịch vụ và thông tin trực tuyến cho khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác doanh nghiệp và các bên khác. Các nguyên tắc này bao gồm:
- Lựa chọn các hoạt động phù hợp để cung cấp trên mạng.
- Tăng cường quyền cho khách hàng để họ có thể quản lý sự tương tác trực tuyến.
- Cung cấp nội dung (thông tin) có liên quan, có thể lấy được bằng những phương tiện phù hợp.
- Cung cấp các dịch vụ điện tử thuận tiện, tin cậy và tiết kiệm chi phí.
- Hỗ trợ các chiến lược chính quyền điện tử ở cấp địa phương.
Tất cả các chiến lược và kế hoạch trên thường xuyên được kiểm toán bởi một công ty độc lập bên ngoài (công ty kiểm toán quốc tế) để xác định sự phù hợp, đúng đắn của các quy trình doanh nghiệp.
Thành phố cũng đưa ra một nguyên tắc về việc thường xuyên đào tạo lại cán bộ, đặc biệt là đào tạo sau khi đưa vào sử dụng công nghệ mới. Điều này đã hình thành một phần quan trọng trong quy trình quản lý sự thay đổi, bảo đảm rằng tất cả cán bộ ở mọi cấp độ được đào tạo đầy đủ khi quy trình và công nghệ mới được sử dụng, đồng thời hiểu biết được những lợi ích mà các công nghệ mới mang lại cho họ và cho công dân.
Như một phần của quá trình chuyển đổi sang hội đồng điện tử, một trong những bước đi đầu tiên của thành phố là phát triển một cổng thông tin điện tử. Trong khi hầu hết các website của các hội đồng khác cung cấp thông tin về các hoạt động của hội đồng và các dịch vụ, thành phố đã xây dựng một cổng thông tin điện tử để nâng cao vai trò lãnh đạo của hội đồng trong cộng đồng, đồng thời để phát triển các sáng kiến về chính quyền điện tử.
Cổng thông tin điện tử là kết quả của việc tư vấn thông qua các hội thảo hướng đến các nhóm và cộng đồng. Các buổi họp giữa doanh nghiệp, nhóm cộng đồng và cán bộ hội đồng được tổ chức để bảo đảm các yêu cầu đối với cổng thông tin được hiểu rõ ràng trước khi phát triển. Một vấn đề quan trọng khác của cổng thông tin là bảo đảm tuân thủ và phù hợp với chiến lược chính phủ điện tử của trung ương.
Cổng thông tin điện tử của thành phố cũng có những cửa để truy cập vào các nhà thờ và tôn giáo, các tổ chức giáo dục, nhóm cộng đồng, thể thao và các nơi giải trí. Khi mà ngày càng nhiều các tổ chức đa dạng khác nhau tham gia vào cổng, một yếu tố quan trọng là phải đảm bảo sự nhất quán để cung cấp một giao diện đồng nhất giữa doanh nghiệp, khách du lịch, thông tin hội đồng và các đối tượng khác.
Từ những hoạt động đã triển khai của Hutt City, có thể thấy hội đồng thành phố đã đưa ra một khung các kế hoạch và các chiến lược chính quyền điện tử tương đối toàn diện để trở thành hội đồng điện tử. Một khía cạnh quan trọng của chiến lược này đó là các chiến lược được tích hợp hoàn toàn vào các kế hoạch và chiến lược phát triển dài hạn của hội đồng.
Nguồn: aita.gov.vn